Geldwäschebeauftragten auslagern: Österreichische Finanzmarktteilnehmer müssen Auslagerung, interne Zuständigkeiten und Aufsichtsvorgaben sorgfältig abstimmen. Was bei externer Expertise gilt und welche Grenzen die EU-Geldwäscheverordnung ab Juli 2027 setzt, lesen Sie hier im Artikel.
Geldwäschebeauftragten auslagern: Was österreichische Finanzunternehmen beachten müssen
Der Fachkräftemangel in der Geldwäscheprävention erhöht den Druck auf regulierte Unternehmen. Ein externer Geldwäschereibeauftragter kann Fachwissen und Kapazität bereitstellen. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, ausreichende Befugnisse und die Kontrolle durch die Geschäftsleitung.
Warum externe Expertise relevant ist
Finanzmarktteilnehmer müssen Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung durch angemessene Kontrollen und Verfahren bekämpfen. Die Beauftragtenfunktion erfordert einen direkten Berichtsweg an das Leitungsorgan, Zugang zu relevanten Informationen sowie fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit.
Eine externe Funktion kann Ressourcen ergänzen. Ob sie im konkreten Fall zulässig ist, richtet sich nach dem für das Unternehmen geltenden Aufsichtsrecht. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Institutstyp und Geschäftsmodell.
Wer darf den Geldwäschebeauftragten auslagern?
Österreichische Verpflichtete im Finanzmarkt können die Funktion des Geldwäschereibeauftragten unter den geltenden aufsichtsrechtlichen Voraussetzungen an einen externen Dienstleister übertragen. Maßgeblich sind das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG), insbesondere § 23, sowie die für den jeweiligen Sektor geltenden Auslagerungsbestimmungen. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
Wer die Auslagerung des Geldwäschebeauftragten vorbereitet, sollte rechtliche Voraussetzungen, Anzeigevorgaben und Leistungsumfang vor Vertragsabschluss klären.
Welche Voraussetzungen muss die Auslagerung erfüllen?
Das FMA-Rundschreiben zur internen Organisation beschreibt die aufsichtsrechtlichen Erwartungen. Die Zulässigkeit und Anzeige richten sich nach dem jeweiligen Aufsichtsgesetz. Je nach Sektor ist die Auslagerung der FMA schriftlich anzuzeigen oder die Dokumentation auf Anfrage vorzulegen.
Vier Punkte gehören in die Prüfung:
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Fachliche Eignung: Dienstleister und benannte Person verfügen über ausreichende Kenntnisse, Erfahrung und persönliche Zuverlässigkeit.
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Interne Ansprechperson: Ein fachkundiger Mitarbeiter im Unternehmen erhält ausreichende Ressourcen und Befugnisse.
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Klare Vertragsregeln: Eine schriftliche Vereinbarung definiert Aufgaben, Zuständigkeiten, Informationsrechte, Berichtswege und Kontrollen.
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Laufende Kontrolle: Die Geschäftsleitung behält die Steuerung. Die Aufsicht muss ihre Prüfungs- und Kontrollrechte weiterhin ausüben können.
Der externe Geldwäschereibeauftragte berichtet direkt an das Leitungsorgan. Er benötigt Zugang zu relevanten Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen. Das Unternehmen muss auf Verdachtsfälle und operative Risiken unmittelbar reagieren können.
Welche Grenzen gelten ab Juli 2027?
Die EU-Geldwäscheverordnung (AMLR) gilt grundsätzlich ab dem 10. Juli 2027. Artikel 18 erlaubt die Auslagerung von Aufgaben an Dienstleister, verlangt jedoch eine vorherige Mitteilung an die zuständige Aufsicht. Der Verpflichtete bleibt für Handlungen und Unterlassungen im Zusammenhang mit den ausgelagerten Aufgaben voll verantwortlich.
Bestimmte Entscheidungen bleiben beim Unternehmen. Dazu zählen die Billigung der unternehmensweiten Risikoanalyse, interner Richtlinien und Kontrollen, die Festlegung des Kundenrisikoprofils sowie die Entscheidung über die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung oder die Durchführung einer gelegentlichen Transaktion. Auch die Billigung der Kriterien zur Erkennung verdächtiger oder ungewöhnlicher Vorgänge bleibt intern. Für Verdachtsmeldungen gelten besondere Grenzen und eine eng gefasste Ausnahme für bestimmte konzerninterne Auslagerungen im selben Mitgliedstaat.
Die Vereinbarung muss schriftlich vorliegen. Das Unternehmen prüft die Qualifikation des Dienstleisters, kontrolliert die Umsetzung regelmäßig und muss der Aufsicht erklären können, wie die ausgelagerten Tätigkeiten seine Risiken mindern.
Wie Unternehmen einen geeigneten Dienstleister auswählen
Unternehmen sollten Geschäftsmodell, Aufsichtsvorgaben und Leistungsumfang vorab erfassen. Danach sind fachliche Eignung, Vertretung, Informationszugriff, Berichtswege und Kontrollverfahren zu vereinbaren. Auch Vertraulichkeit und der Umgang mit sensiblen Informationen gehören in die Prüfung.
S+P Compliance Services ist ein erfahrener externer Dienstleister für regulierte Unternehmen. Bei einer Beauftragung in Österreich muss das konkrete Mandat auf den anwendbaren österreichischen Rechtsrahmen und die Anforderungen der zuständigen Aufsicht abgestimmt sein.
Ein externer Geldwäschereibeauftragter kann Fachwissen und Kapazität ergänzen. Eine wirksame Auslagerung braucht klare Zuständigkeiten, eine fachkundige Ansprechperson im Unternehmen und laufende Kontrolle.