Das ist bei einer digitalen Personalakte zu beachten

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In beinahe allen Bereichen erfährt die Welt eine Digitalisierung – so auch in den Unternehmen. Diese versuchen oft, das „papierlose Büro“ einzuführen und schaffen die analoge Personalakte ab. Professionelle Softwarelösungen ermöglichen die Einführung der digitalen Personalakte. Um diese im Arbeitsalltag zu integrieren, bedarf es einer umfassenden Vorbereitung. Beispielsweise befassen Sie sich mit den Vor- und Nachteilen dieser elektronischen Akte.

Welche Vorzüge bringt die digitale Personalakte mit sich?

Mit einer elektronischen Personalakte gelingt es, die Personaldaten übersichtlich, transparent und platzsparend zu verwalten. Für diese Akten brauchen Sie keinen Aktenschrank, in dem die Dokumente über die Jahre verstauben. Dadurch entsteht in den Büroräumen ein Platzgewinn. Des Weiteren ermöglicht die Automatisierung der Arbeitsabläufe eine deutliche Zeitersparnis. Durch Systemlösungen gelingt es, Routineaufgaben schnell und effizient zu bewältigen. Auf diese Weise vereinfacht sich die Verwaltung der digitalisierten Personalakte. Mit wenigen Klicks suchen Sie nach einer Akte und ersparen das langfristige Wühlen im Aktenschrank.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, vertrauliche Daten mit einer Software zu verschlüsseln. Der Personalverantwortliche erteilt Zugriffsrechte, sodass Personaldaten nicht an Unbefugte gelangen. Speziell für die Datensicherheit erweist sich dieser Faktor als ausschlaggebend. Zugleich unterstützt diese Digitalisierung Unternehmen dabei, dem Arbeitnehmerdatenschutz gerecht zu werden. Dokumente, die sich in der Personalakte befinden, zeigen sich beispielsweise in Form von:

  • den allgemeinen Personendaten,
  • den Bewerbungsunterlagen,
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis,
  • dem Arbeitsvertrag,
  • Zeugnissen für Fort- und Weiterbildungen,
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen.

Herausforderungen bei der elektronischen Personalakte

Eine hochqualitative Softwarelösung erleichtert den Zugriff und die Verwaltung der Personalakten. Dadurch macht sie den Papieraufwand überflüssig. Allerdings gehört zum Aufbau dieser digitalisierten Ablage ein hohes Maß an Vorarbeit. Alle Unterlagen für die Mitarbeiterakten scannen die Personalverantwortlichen ein, um sie zu digitalisieren. Nur das übersichtliche Einpflegen ins System gewährleistet eine vollständige und effiziente Aktenstruktur. Zusätzlich gilt es, die relevanten Datenschutzregeln zu beachten. Führt ein Unternehmen elektronische Personalakten, stehen daher mehrere Verpflichtungen an. Diese beziehen sich beispielsweise auf eine sichere Aufbewahrung der Akten sowie die restriktiven Zugriffsberechtigungen. In der eingesetzten Software kommt es darauf an, die Datenschutzbedingungen sicherzustellen. Dennoch muss es für jeden Mitarbeiter möglich sein, seine Personalakte einzusehen.