Ein Standortwechsel bringt Chancen, aber auch das Risiko von Reibungsverlusten mit sich. Damit der Umzug nicht zu langen Ausfallzeiten und zu Einbußen an Produktivität führt, braucht es Strukturen, Zuständigkeiten und Zeitpuffer.
Projektstruktur und Umzugsunternehmen
Ein Umzug des Unternehmens sollte wie ein eigenes Projekt behandelt werden. Die meisten Leitfäden empfehlen, frühzeitig eine Projektleitung zu benennen, die Budget, Zeitplan, Kommunikation und Schnittstellen steuert. Zu den ersten Schritten gehören die Bestandsaufnahme der vorhandenen Flächen, die Klärung der künftigen Raumaufteilung und eine grobe Planung, die auch Zeitpuffer enthält.
Im frühen Planungsstadium stellt sich bereits die Frage nach professioneller Hilfe. Ein kompetentes und preiswertes Umzugsunternehmen kann in der Regel eine strukturierte Umzugsgutliste, eine Besichtigung der alten und neuen Räume, Vorschläge für Halteverbotszonen, Tragewege, Möbelabbau und Verpackungsmaterial anbieten. Solche Anbieter arbeiten häufig mit Checklisten, die vom Kartonbedarf über die Demontage komplizierter Möbel bis zur Absicherung empfindlicher Geräte reichen und damit zur Transparenz in Planung und Kostenkalkulation beitragen.
Wichtig ist eine klare Verteilung der Aufgaben zwischen internen Kräften und externen Dienstleistern. Während interne Verantwortliche etwa für IT-Planung, Arbeitsplatzkonzeption und Kommunikation zuständig sind, sind Umzugsfirmen für Transport, Ladungssicherung und gegebenenfalls Einlagerung zuständig. So vermeiden sich Doppelarbeiten, und die Kontrolle der Termine und der Qualität wird erleichtert.
Zeitplan, Meilensteine und Kommunikation
Bewährte Checklisten für Firmenumzüge arbeiten mit mehreren Zeitfenstern, die etwa drei Monate vor dem Umzugstermin beginnen. In dieser Phase wird häufig der alte Mietvertrag gekündigt, der neue Mietvertrag abgeschlossen, der Umzugstermin festgelegt, Kostenpläne werden erstellt und erste Informationen an die Mitarbeitenden und wichtige Geschäftspartner verschickt. In den Wochen vor dem Umzug werden die ersten Dinge erledigt: Inventarlisten erstellt, Räume ausgemessen, Möblierungskonzepte erarbeitet, Versicherungsfragen geklärt. Dienstleister wie Telekommunikationsanbieter, IT-Partner, Reinigungsunternehmen oder Sicherheitsdienste sind am besten rechtzeitig in den Zeitplan einzubauen. Nur so sind Telefonanschlüsse, Internetzugang und Zutrittskontrollen am neuen Standort rechtzeitig verfügbar.
Rechtliche und organisatorische Formalitäten
Neben der physischen Verlagerung sollte auch die formale Seite nicht zu kurz kommen. IHK-Merkblätter zur Sitzverlegung verweisen darauf, dass bei einem Umzug vielfach Anpassungen notwendig sind. Handelsregistereintrag, Gewerbeanmeldung, Impressum, Datenschutzhinweise, Briefpapier, Rechnungsformulare, Verträge – all das bedarf in den meisten Fällen einer Anpassung. Auch die Behörden und Institutionen wie Finanzamt, Berufsgenossenschaften, Agentur für Arbeit und Sozialversicherungsträger sind über die neue Anschrift zu informieren.
Bei einem Umzug über Ländergrenzen hinweg kommen weitere Punkte hinzu. Dazu gehören umsatzsteuerliche Registrierung, Zoll- oder EORI-Daten und gegebenenfalls Änderungen bei Kammerzugehörigkeiten. Außerdem sollten Unternehmen prüfen, ob für bestimmte Tätigkeiten standortbezogene Genehmigungen, etwa im Bereich Gewerbe, Umwelt oder Baurecht, neu zu beantragen oder anzupassen sind.
IT, Daten und kritische Infrastruktur
Die IT-Infrastruktur zählt zu den sensibelsten Bereichen eines Unternehmensumzugs. Praxisberichte empfehlen, eigene Teilprojekte für IT und Kommunikation aufzusetzen und in diesen Zeitfenster für Datensicherungen, Demontage, Transport, Neuverkabelung und Tests zu definieren. Im Idealfall werden redundante Systeme oder Übergangslösungen eingeplant, etwa parallele Leitungen oder temporäre Cloud-Dienste. So bleibt die Erreichbarkeit gesichert und der Zugriff auf zentrale Anwendungen ermöglicht.
Produktivität sichern und Mitarbeitende einbinden
Produktivität hängt nicht nur von Technik ab, sondern auch von der Akzeptanz des Umzugs. Zahlreiche Studien zu Veränderungsprozessen zeigen, dass Mitarbeitende stärker mitziehen, wenn sie frühzeitig einbezogen werden. Dabei sind sie am besten über Nutzen, Rahmenbedingungen und Zeitplan informiert, wenn sie Workshops zu neuen Arbeitsplatzkonzepten, gemeinsame Begehungen des neuen Standorts oder Feedbackrunden zur Raumaufteilung durchführen.
Für den Umzugstag selbst empfiehlt es sich, Kernprozesse zu benennen, die auch ohne Unterbrechung weiterlaufen müssen, etwa Kundensupport, Zahlungsverkehr oder bestimmte Produktionsschritte. Möglichkeiten sind reduzierte Servicezeiten, Verlagerung in Randzeiten oder Feiertage und die Einrichtung von Notfallkontakten, die auch bei temporären Störungen erreichbar sind.
