Rechnungen schreiben – das müssen Sie beachten

Stellen Sie eine Rechnung fehlerhaft aus, kostet Sie das Zeit und oft Geld. Um das zu vermeiden, achten Sie auf die vier wichtigsten Tipps bei der korrekten Rechnungserstellung. Bei Bargeldzahlungen empfiehlt sich eine Registrierkasse, welche die Rechnungsmerkmale automatisch überprüft.

Wie sieht eine korrekte Rechnung aus?

Vor der Rechnungserstellung stellen Sie sicher, dass die Rechnung an das richtige Unternehmen geht. Bei einer Unternehmensgruppe existieren beispielsweise mehrere Einzelfirmen. Des Weiteren prüfen Sie, welche Rechnungsmerkmale zum Vorsteuerabzug erforderlich sind. Erstellen Sie eine Rechnung bis 400 Euro inklusive der Umsatzsteuer, enthält diese zwingend folgende Punkte:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens,
• Art und Umfang der Leistung oder die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Handelsguts,
• Zeitraum der Lieferung
• Entgelt für die Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz (bei Steuerbefreiung braucht es einen Hinweis auf diese Sonderregelung),
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
• Ausstellungsdatum.

Entspricht Letzteres dem Tag der Lieferung oder der Leistung, reicht der Vermerk „Rechnungsdatum ist gleich Leistungsdatum“.

Bei einer Rechnung von mehr als 400 Euro achten Sie auf zusätzliche Merkmale. Zu diesen zählen:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Entgelt ohne Umsatzsteuer,
• der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag,
• die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers,
• eine fortlaufende Nummer,
• die UID-Nummer des Leistungsempfängers.

Letzteres trifft auf einen Rechnungsbetrag von über 10.000 Euro inklusive Umsatzsteuer zu.

Die richtige Art der Rechnung angeben.

Neben der korrekten Rechnungsmerkmale ist es relevant, die richtige Rechnungsart auszustellen. Zu den gebräuchlichsten Arten zählen:

• Rechnung: Sie kommt nach der Leistungserbringung an Unternehmen oder Geschäftspartner zum Einsatz. Folglich reicht als Betreff „Rechnung“ aus.
• Anzahlungsrechnung: Vor Erbringung einer Leistung handelt es sich um eine Vorableistung. Auf diese erstellen Sie eine Anzahlungsrechnung, die Sie als solche im Betreff deklarieren. Die Rechnungsmerkmale sind mit der klassischen Rechnung identisch. Jedoch geben Sie den vereinbarten voraussichtlichen Leistungszeitraum an. Sofern dieser nicht feststeht, erfolgt ein entsprechender Hinweis.
• Schlussrechnung: Nach kompletter Leistungserbringung kommt es zur Ausstellung der Schlussrechnung. Auf dieser verzeichnen Sie den Gesamtbetrag der Leistung abzüglich der Anzahlungsrechnung. Zusätzlich spielt die richtige Deklarierung eine Rolle.

Bei Bargeldeinzahlungen kommt eine Registrierkasse zum Einsatz.

Bei Zahlungen mit Bargeld empfiehlt sich der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse. Hierbei handelt es sich nicht zwangsläufig um die Kasse in einem Handelsgeschäft. Auch bestimmte auf PC oder Laptop installierte Softwareprogramme sowie Apps auf dem Smartphone übernehmen deren Funktion. Für das jeweilige System existiert eine Vorgabe: Es erfüllt die Registrierkassensicherheitsverordnung. Folglich braucht jeder Bon eine Signatur. Des Weiteren bedarf es eines Datenerfassungsprotokolls. Vorkonfigurierte Registrierkassen ermöglichen es, gesetzeskonforme Rechnungen nach RKSV & § 11 UStG zu erstellen.